Zarządzenie w sprawie służby przygotowawczej

Zarządzenie nr ZP/01/2024

Prezydenta Miasta Gdańsk

z dnia 24.01.2024

 

w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miasta Gdańsk.

 

Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) w zw. z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40),

 

Prezydent Miasta Gdańsk

zarządza, co następuje:

 

§1

Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miasta Gdańsk.

 

§2

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902),

2) Urzędzie – oznacza to Urząd Miasta Gdańsk,

3) Prezydencie Miasta – oznacza to także Zastępcę Prezydenta Miasta Gdańsk działającego z upoważnienia Prezydenta,

4) pracowniku – oznacza to osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej,

5) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to odpowiednio również samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie,

6) kierowniku komórki organizacyjnej – rozumie się przez to odpowiednio również pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy.

 

§3

1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem. Służby przygotowawczej nie odbywa pracownik, który został zwolniony z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy.

2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

 

§4

1. Naczelnik Wydziału Kadr, przy pomocy Działu Szkoleń, organizuje służbę przygotowawczą i egzaminy dla pracowników Urzędu oraz sprawuje bezpośrednie kierownictwo nad przebiegiem służby przygotowawczej i egzaminów.

2. Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy z Naczelnikiem Wydziału Kadr w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

3. W sprawach związanych z organizacją i przebiegiem służby przygotowawczej i egzaminów wszyscy pracownicy urzędu są zobowiązani do wykonywania poleceń Naczelnika Wydziału Kadr.

 

§5

1. Naczelnik Wydziału Kadr kieruje pracownika do odbycia służby przygotowawczej po upływie 1 miesiąca od zatrudnienia w Urzędzie.

2. Służba przygotowawcza trwa od 3 do 6 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.

3. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie trwania tej służby decyduje Naczelnik Wydziału Kadr w porozumieniu z kierownikiem właściwej komórki organizacyjnej.

4. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

 

§6

1. W czasie służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek nabyć wiedzę o przepisach prawnych regulujących ustrój, organizację i funkcjonowanie samorządu gminnego, zawartych w następujących aktach prawnych:

1) ustawa o samorządzie gminnym,

2) ustawa o pracownikach samorządowych,

3) ustawa o finansach publicznych,

4) prawo zamówień publicznych,

5) kodeks postępowania administracyjnego,

6) ustawa o ochronie danych osobowych,

7) ustawa o ochronie informacji niejawnych,

8) instrukcja kancelaryjna dla organów gminy

9) Statut Miasta Gdańsk,

10) Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Gdańsk,

11) Regulamin Pracy Urzędu Miasta Gdańsk,

2. W czasie służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek nabyć szczegółową wiedzę o przepisach prawnych, które są stosowane w pracy komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony.

3. W czasie służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek nabyć następujące umiejętności praktyczne:

1) prowadzenie korespondencji urzędowej,

2) profesjonalna i kulturalna obsługa interesantów,

3) przygotowywanie decyzji administracyjnych, umów, projektów aktów prawnych i innych dokumentów urzędowych,

4) zakładanie teczek spraw i przechowywanie dokumentów prowadzonych spraw,

5) obsługa urządzeń ewidencyjnych,

6) archiwizowanie dokumentów,

7) obsługa systemów informatycznych wykorzystywanych w Urzędzie,

 

§7

1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik w ramach obowiązującego go tygodniowego wymiaru czasu pracy oprócz wykonywania swoich obowiązków służbowych nabywa wiedzę teoretyczną i umiejętności praktyczne w formie praktyk odbywanych w innych komórkach organizacyjnych Urzędu.

2. Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.

3. Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych komórek. Naczelnik Wydziału Kadr wydaje kierownikom komórek organizacyjnych wytyczne dotyczące przebiegu praktyk pracownika odbywającego służbę przygotowawczą.

4. Naczelnik Wydziału Kadr w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej pracownika określa pracownikowi w formie pisemnej:

a) termin odbywania służby przygotowawczej,

b) komórki organizacyjne, w których pracownik ma obowiązek odbyć praktyki,

c) szczegółowy plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w innych komórkach organizacyjnych Urzędu,

d) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa,

e) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej,

f) termin egzaminu, który powinien przypadać nie wcześniej niż 2 tygodnie po zakończeniu okresu służby przygotowawczej i nie później niż 1 miesiąc przed wygaśnięciem umowy o pracę pracownika.

5. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Naczelnik Wydziału Kadr podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy.

 

§8

1. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna. W skład Komisji wchodzi Naczelnik Wydziału Kadr jako Przewodniczący, kierownik komórki organizacyjnej pracownika oraz pracownik Urzędu dysponujący odpowiednią wiedzą, powołany przez Naczelnika Wydziału Kadr.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Prezydenta Miasta Gdańsk, w skład Komisji Egzaminacyjnej może być powołana jedna osoba spoza pracowników Urzędu.

3. Prezydent Miasta Gdańsk może powołać Komisję Egzaminacyjną w innym składzie.

4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

5. W uzasadnionych przypadkach Naczelnik Wydziału Kadr lub Prezydent Miasta Gdańsk może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej. Czynności podjęte przez Komisję przed zmianą składu pozostają w mocy.

 

§9

1. Egzamin ma formę pisemną i składa się z 20 pytań testowych i 2 zagadnień opisowych.

2. Prawidłowa odpowiedź na pytanie testowe daje 1 punkt, a odpowiedzi na zagadnienia opisowe punktowane są od 0 do 10 punktów.

3. Komisja opracowuje pytania i zagadnienia egzaminacyjne, ocenia odpowiedzi i opracowania zagadnień przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu. Komisja wydaje wytyczne i wyjaśnia ewentualne wątpliwości odnośnie pytań i zagadnień egzaminacyjnych.

4. Egzamin trwa 90 minut bez przerwy.

 

§ 10

1. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik oraz Prezydent Miasta Gdańsk.

2. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.

3. Podczas przeprowadzania egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.

4. Egzaminowany pracownik nie może opuszczać sali w trakcie egzaminu.

 

§ 11

1. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu egzaminu, tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.

2. Obrady Komisji są niejawne.

3. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Protokół zawiera: imię i nazwisko pracownika, stanowisko, datę odbycia egzaminu, skład Komisji Egzaminacyjnej, wyniki egzaminu. Do protokołu załącza się pytania i zagadnienia egzaminacyjne oraz kartę odpowiedzi pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik.

4. Komisja oblicza punkty uzyskane przez pracownika i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez pracownika w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania z egzaminu.

5. Egzamin jest zaliczony z wynikiem pozytywnym, jeżeli pracownik uzyskał co najmniej 70% punktów.

6. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.

7. Pracownikowi, który zaliczył egzamin pozytywnie Prezydent Miasta Gdańsk wystawia zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym.

8. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.

9. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Dziale Szkoleń.

 

§ 12

1. Prezydent Miasta Gdańsk może przejąć od Naczelnika Wydziału Kadr wszystkie lub niektóre czynności związane ze służbą przygotowawczą lub egzaminem.

2. Prezydent Miasta Gdańsk może uchylać i zmieniać decyzje Naczelnika Wydziału Kadr.

3. Wobec pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy lub na stanowisku kierownika komórki organizacyjnej kompetencje kierownika komórki organizacyjnej określone w zarządzeniu wykonuje bezpośredni przełożony, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.

 

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.