Regulamin podróży służbowych

Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych

§ 1.

Zasady ogólne związane z odbywaniem podróży służbowych

1. Niniejszy Regulamin określa zasady odbywania podróży służbowych pracowników Spółka Akcyjna "Promyk" (zwanego dalej „Pracodawcą”), z wyłączeniem członków Zarządu Pracodawcy.

2. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają odpowiednie zastosowanie również do „zleceniobiorcy” i „zleceniodawcy”.

3. Przy planowaniu podróży służbowych należy się kierować zasadą racjonalizacji wydatków i maksymalizacji wykorzystania czasu, a także uzasadnionymi potrzebami Pracodawcy.

4. Odpowiedzialność za zasadność delegowania pracownika w podróż służbową oraz warunki jej odbywania ponosi delegujący, o którym mowa w ust. 5 poniżej.

5. Do delegowania Pracownika poprzez zatwierdzenie odpowiedniego druku polecenia wyjazdu służbowego uprawnieni są:

1) członkowie Zarządu – dla dyrektorów i kierowników,

2) dyrektorzy/kierownicy – dla pozostałych pracowników.

6. Z tytułu podróży służbowej odbywanej w okresie od 15.03.2024 do 20.03.2024 i w Warszawie określonym przez delegującego pracownikowi przysługują:

1) diety – przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,

2) zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

3) zwrot innych udokumentowanych wydatków,

z zastrzeżeniami wynikającymi z niniejszego Regulaminu.

7. Wszystkie pisemne polecenia wyjazdów służbowych rejestruje Spółka Akcyjna "Promyk" po zatwierdzeniu przez osoby wskazane w ust. 5.

§ 2.

Krajowe podróże służbowe

1. Służbową podróżą krajową jest wyjazd pracownika poza Kraków, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, w celu wykonywania przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych – którego docelowym miejscem jest Gdańsk położona na terytorium Polski. Za służbową podróż krajową uważa się również część podróży zagranicznej:

1) w przypadku odbywanego drogą lądową przejazdu na obszarze kraju (do chwili przekroczenia granicy z Niemcami);

2) odbywanej drogą morską z miejsca rozpoczęcia podróży służbowej na terenie kraju, do chwili wyjścia statku/promu z portu w Gdyni, w drodze powrotnej od chwili wejścia statku/promu do portu w Gdyni;

3) odbywanej drogą powietrzną/lotniczą – do chwili startu samolotu z lotniska im. Chopina na terenie Polski, w drodze powrotnej od chwili lądowania na lotnisku im. Chopina na terenie Polski.

2. Polecenie wyjazdu służbowego:

1) krajową podróż służbową poprzedza wydanie pracownikowi przez pracodawcę lub Jan przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu służbowego na druku „Polecenie wyjazdu służbowego”, w którym muszą się znaleźć m.in. takie informacje, jak: imię i nazwisko ( Jan Kowalski, Nowak, Z-234/2024), cel podróży służbowej, miejsce wyjazdu i miejsce docelowe podróży służbowej, termin jej trwania, środek transportu (pociąg, samochód, pozostałe) i ich klasa (standard), zadania do wykonania, względnie numer wezwania lub zaproszenia, wysokość ewentualnej zaliczki na koszty podróży służbowej, nieprzekraczająca skalkulowanych wydatków;

2) delegowany pracownik nie ma obowiązku potwierdzania pobytu na druku „Polecenie wyjazdu służbowego” przez firmy/instytucje, do których został delegowany. Pracodawca może jednak pracownika zobowiązać do uzyskania takiego potwierdzenia.

3. Miejsce rozpoczęcia podróży służbowej:

1) miejscem rozpoczęcia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika określone w umowie o pracę;

2) w przypadku gdy pracownik wyjeżdża z miejscowości, które znajduje się na trasie podróży służbowej, miejscem rozpoczęcia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje się miejsce zamieszkania pracownika.

4. Czas rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej:

1) termin rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca;

2) podróż służbowa rozpoczyna się w przypadku korzystania z publicznych środków transportu – w momencie odjazdu pociągu, autobusu (ewentualnie innych pojazdów), wylotu samolotu, wypłynięcia statku/promu; jeżeli środek transportu odjedzie, wylatuje lub wypływa z opóźnieniem, a pracownik oczekuje na odjazd, wylot lub wypłynięcie w miejscu rozpoczęcia podróży służbowej, wówczas podróż służbowa rozpoczyna się w momencie planowanego odjazdu środka komunikacji;

3) w przypadku korzystania z niepublicznych środków transportu (samochód służbowy lub prywatny) – podróż służbowa rozpoczyna się w momencie wyjazdu z miejsca odjazdu, tj. np. siedziby pracodawcy lub miejsca zamieszkania pracownika (jeżeli jedzie on prywatnym samochodem z miejsca zamieszkania);

4) podróż służbowa kończy się w przypadku korzystania z publicznych środków transportu – w momencie przyjazdu pociągu, autobusu (ewentualnie innych pojazdów), przylotu samolotu, przypłynięcia statku/promu do miejscowości, z którego podróż służbowa została rozpoczęta; jeżeli środek transportu przyjedzie, przypływa lub przylatuje z opóźnieniem w stosunku do terminu planowanego, podróż kończy się z tym momentem;

5) w przypadku korzystania z niepublicznych środków transportu (samochód służbowy lub prywatny) – podróż służbowa kończy się w momencie powrotu samochodu do miejsca odjazdu, tj. np. siedziby pracodawcy lub miejsca zamieszkania pracownika (jeżeli jedzie on prywatnym samochodem z miejsca zamieszkania lub wraca służbowym, ale bezpośrednio do miejsca zamieszkania).

5. Dieta w czasie podróży krajowej wynosi 38 zł za dobę podróży, z zastrzeżeniem ust. 6 i 7.

6. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną a rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

3) dieta nie przysługuje:

a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,

b) gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 14 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,

c) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

7. Kwota 38 zł, o której mowa w ust. 5, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety,

2) obiad – 50% diety,

3) kolacja – 25% diety.

8. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 7 stosuje się odpowiednio.

9. Koszty przejazdu:

1) koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej; o rodzaju środka transportu decyduje delegujący; delegujący ma obowiązek wpisania rodzaju środka transportu na druku „Polecenie wyjazdu służbowego nr 123/2024”;

2) zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz ze związanymi z nią opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje;

3) zwrot kosztów przejazdu nie przysługuje, gdy środek transportu zapewniony jest przez pracodawcę lub firmę zapraszającą;

4) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy; w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym.

10. Koszty dojazdu do pracy w podróży służbowej:

1) w przypadku gdy w miejscowości oddelegowania pracownik musi dojechać z miejsca zamieszkania (np. pokoju służbowego, hotelu) do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu w ramach podróży służbowej zadania, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety;

2) ryczałt nie przysługuje pracownikowi, który nie poniósł kosztów dojazdu.

11. Zasady zwrotu kosztów noclegów w podróży służbowej:

1) za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości określonej w rachunku lub fakturze VAT, z tym że ustala się następujące limity za nocleg:

a) nie więcej niż 200 zł za nocleg w Warszawie,

b) nie więcej niż 150 zł za nocleg w pozostałych miejscowościach;

2) w razie nieprzedłożenia rachunku/faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 25% diety;

3) pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za nocleg, gdy nocleg zapewnia pracodawca lub firma zapraszająca;

4) ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 22:00 a 6:00;

5) zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu odbywającego się w godzinach, o których mowa w pkt 4), a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego lub czasowego zamieszkania.

12. Zaliczka na wyjazd:

1) pracodawca na wniosek pracownika ma obowiązek przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży; zaliczka winna obejmować wyłącznie wydatki związane z kosztami podróży służbowej;

2) fakt udzielenia zaliczki, jak również jej wysokość i termin udzielenia, powinny być odnotowane przez dział kadr.

13. Rozliczenie kosztów podróży:

1) pracownik ma obowiązek rozliczenia wszystkich kosztów podróży służbowej w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży – w przypadku niedotrzymania tego terminu, potrącenie zaliczki następuje z wynagrodzenia pracownika w najbliższym terminie wypłaty;

2) po powrocie z podróży służbowej pracownik wypełnia rachunek kosztów podróży, podając faktycznie poniesione koszty oraz przysługujące mu diety; do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik dołącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury, bilety potwierdzające poszczególne wydatki (oprócz wydatków objętych ryczałtami);

3) jeżeli z rachunku/faktury za nocleg jednoznacznie nie wynika, że w cenie noclegu zostało wliczone śniadanie, wówczas na rachunku/fakturze należy zamieścić adnotację: „Śniadanie w cenie noclegu” lub „Cena noclegu bez śniadania”;

4) rachunek pracownik przedkłada osobie, która go delegowała, do sprawdzenia i akceptacji pod względem merytorycznym;

5) dział księgowości dokonuje kontroli formalnej i rachunkowej kosztów podróży służbowej, weryfikuje rozliczenia, a następnie dokonuje wypłaty;

6) nierozliczone w terminie zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej będą potrącane z wynagrodzenia pracownika, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy;

7) komplet dokumentacji związanej z rozliczeniem kosztów podróży służbowej jest przechowywany w dziale kadr przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

§ 3.

Zagraniczne podróże służbowe

1. Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie przez Pracownika na polecenie Pracodawcy zadań służbowych poza granicami Polski.

2. W stosunku do odcinka podróży służbowej odbywanej w Polsce do granicy uznawanego za moment przekroczenia granicy kraju należy stosować zasady postępowania właściwe dla krajowych podróży służbowych.

3. Polecenie wyjazdu służbowego:

1) zagraniczną podróż służbową poprzedza wydanie pracownikowi przez pracodawcę lub Annę przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu służbowego, w którym muszą się znaleźć m.in. takie informacje, jak: imię i nazwisko ( Anna Nowak), cel podróży i miejsce podróży, termin podróży służbowej, środek lokomocji (pociąg, samochód, pozostałe) i ich klasa (standard), zadania do wykonania względnie numer wezwania lub zaproszenia;

2) wszystkie wnioski na wyjazd służbowy za granicę rejestruje dział kadr, po podpisaniu przez osoby upoważnione do wydania polecenia wyjazdu.

4. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju:

1) termin rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca; czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

a) lądowej – od chwili przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy Polski w drodze powrotnej do kraju,

b) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na lotnisku w kraju,

c) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu w Polsce do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu w Polsce;

2) wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w gospodarce narodowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;

3) dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży i jest obliczana w następujący sposób:

a) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,

b) za niepełną dobę podróży:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

5. Ograniczenia i zmiany wysokości diety:

1) pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje; jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety;

2) pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 20% diety ustalonej zgodnie z przepisami poprzedzającymi;

3) wysokość diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

a) śniadanie – 25% diety,

b) obiad – 50% diety,

c) kolacja – 25% diety;

4) w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelowej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy pkt 3 stosuje się odpowiednio;

5) za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 20% diety.

6. Koszty przejazdu:

1) środek transportu, jego standard i klasę określa pracodawca;

2) zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje; jeżeli pracownik, za zgodą pracodawcy, korzysta z transportu własnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym.

7. Ryczałty na dojazdy:

1) pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu;

2) na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży;

3) wymienione wyżej ryczałty nie przysługują, jeżeli:

a) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem (służbowym lub prywatnym),

b) firma zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

c) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wskazane ryczałty.

8. Koszty noclegu:

1) za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub fakturą VAT w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia;

2) w razie nieprzedłożenia rachunku/faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, jednakże ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu;

3) Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem/fakturą, w kwocie przekraczającej limit;

4) jeżeli Pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi nocleg, wówczas nie przysługuje zwrot kosztów noclegu ani ryczałt.

9. Zaliczka:

1) Pracodawca przyznaje pracownikowi zaliczkę w złotych na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów;

2) za zgodą pracownika zaliczka, o której mowa w pkt 1, może być wypłacona w euro, w kwocie stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w złotych, według średniego kursu NBP w stosunku do euro określonego przez NBP z dnia 10.02.2024 zaliczki.

10. Rozliczenie kosztów podróży i zaliczki:

1) Pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży; w przypadku niedotrzymania tego terminu, potrącenie zaliczki następuje z wynagrodzenia pracownika w najbliższym terminie wypłaty;

2) do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki, faktury VAT, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami; jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku dokumentu;

3) dokumenty potwierdzające rozliczenie kosztów podróży sprawdzane są przez dział księgowości pod względem zgodności dokumentów oraz formalno-rachunkowym;

4) w przypadku pobrania zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownik jest obowiązany dokonać jej rozliczenia w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w złotych, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia;

5) wniosek w sprawie wyjazdu służbowego dostarczony przez pracownika do rozliczenia niewłaściwie (nieterminowo), błędnie (niepełne dane) i bez załączonych dokumentów nie stanowi podstawy do wypłaty poniesionych kosztów delegacji służbowych za dany okres sprawozdawczy;

6) pracownik powracający z delegacji zagranicznej zobowiązany jest do złożenia pisemnego sprawozdania z odbytej podróży służbowej w terminie 7 dni; sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez delegującego.

§ 4.

Postanowienia końcowe

1. Każda zmiana postanowień zawartych w niniejszym regulaminie wymaga aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa:

1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.),

2) Rozporządzenie Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w gospodarce narodowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

..........................................

(Prezes Zarządu)