Uchwała w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji

Uchwała Nr 23/2023

Rady Gminy Jabłoniowo

z dnia 25 maja 2023 r.

w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, sposobu rozliczania dotacji oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania

Działając na podstawie art. 221 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869) oraz art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40), Rada Gminy Jabłoniowo uchwala, co następuje:

§1

Uchwała określa tryb postępowania o udzielenie dotacji na rzecz podmiotów niezaliczonych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, sposób rozliczania dotacji oraz sposób kontroli wykonywania zleconego zadania publicznego, w zakresie innych zadań publicznych niż objęte przepisami ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1674).

§2

Zlecenie zadań publicznych podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie zleconych zadań następuje w drodze otwartego konkursu ofert.

§3

1. Otwarty konkurs ofert na zlecenie zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na jego finansowanie ogłasza Wójt Gminy Jabłoniowo.

2. Termin składania ofert przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku nie może być krótszy niż 14 dni od ogłoszenia konkursu.

3. Otwarty konkurs ofert ogłasza się przez podanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o konkursie w siedzibie Urzędu Gminy Jabłoniowo oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

4. Wójt Gminy Jabłoniowo może podać do publicznej wiadomości ogłoszenie o otwartym konkursie ofert także w innym sposób, w szczególności poprzez publikację w dzienniku lub tygodniku lokalnym.

§4

1. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert powinno zawierać:

a) określenie zadania publicznego,

b) określenie warunków związanych z realizacją zadania publicznego,

c) wskazanie wysokości środków przeznaczonych na realizację zadania publicznego,

d) określenie warunków udziału w konkursie,

e) określenie sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w konkursie,

f) określenie kryteriów oceny ofert,

g) wskazanie sposobu przygotowania oferty, w tym wymaganych dokumentów,

h) wskazanie miejsca i terminu składania ofert,

i) wskazanie terminu wyboru ofert,

j) wskazanie wymogów organizatora konkursu związanych z zawarciem umowy w sprawie zlecenia zadania i udzielenia dotacji.

2. Kryteria oceny ofert ustalone w ogłoszeniu o konkursie mogą się odnosić w szczególności do przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania publicznego; proponowanej jakości wykonania zadania, proponowanego udziału własnego, dotychczasowego doświadczenia w zakresie realizacji zadań publicznych.

§5

1. W celu oceny złożonych w konkursie ofert Wójt Gminy Jabłoniowo powołuje komisję konkursową.

2. W skład komisji konkursowej wchodzą pracownicy Urzędu Gminy Jabłoniowo.

3. Komisja konkursowa dokonuje oceny złożonych ofert w zakresie spełnienia warunków udziału w konkursie, a następnie przedkłada Wójtowi Gminy Jabłoniowo propozycje dotyczące odrzucenia ofert, które wymagają pisemnego uzasadnienia.

4. Komisja konkursowa dokonuje oceny ofert w oparciu o wskazane w ogłoszeniu kryteria oceny, a następnie przedkłada Wójtowi Gminy Jabłoniowo propozycje odnośnie do wyboru ofert wraz z pisemnym uzasadnieniem.

5. Regulamin pracy komisji konkursowej ustala Wójt Gminy Jabłoniowo w formie zarządzenia.

§6

W otwartym konkursie ofert może być wybrana więcej niż jedna oferta.

§7

1. Oferty złożone przez oferentów, którzy nie potwierdzili spełnienia warunków udziału w konkursie, obligatoryjnie podlegają odrzuceniu.

2. Odrzuceniu podlegają również oferty, do których oferenci nie załączyli wymaganych w ogłoszeniu dokumentów.

3. Ostateczną decyzję o odrzuceniu oferty podejmuje Wójt Gminy Jabłoniowo, na podstawie propozycji komisji konkursowej.

4. Oferent, którego oferta została odrzucona z przyczyn opisanych w ust. 1, może, w terminie 7 dni od dnia doręczeniu mu informacji o odrzuceniu jego oferty, wystąpić do Wójta Gminy Jabłoniowo z wnioskiem o dokonanie ponownej oceny spełnienia przez niego warunków udziału w konkursie.

5. Wniosek o dokonanie ponownej oceny spełnienia przez oferenta warunków udziału w konkursie złożony z uchybieniem terminu wskazanego w ust. 4 pozostawia się bez rozpoznania.

6. Wójt Gminy Jabłoniowo dokonuje ponownej oceny spełnienia przez oferenta warunków udziału w konkursie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Może podtrzymać podjętą wcześniej decyzję albo uchylić decyzję o odrzuceniu oferty.

7. Do czasu rozstrzygnięcia wniosków składanych w trybie określonym w ust. 4 nie dokonuje się oceny ofert i wyboru ofert, zgodnie z przyjętymi kryteriami ich oceny.

§8

Wyboru ofert dokonuje Wójt Gminy Jabłoniowo, na podstawie propozycji komisji konkursowej.

§9

1. Wyniki otwartego konkursu ofert podlegają ogłoszeniu w siedzibie Urzędu Gminy Jabłoniowo oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

2. W informacji o wynikach otwartego konkursu ofert Wójt Gminy Jabłoniowo podaje obligatoryjnie nazwę wybranego oferenta "Stowarzyszenie Przyjaciół Jabłoniowa", określenie zleconego zadania oraz wysokość przyznanej dotacji.

§ 10

Na podstawie wyników konkursu Wójt Gminy Jabłoniowo zawiera z podmiotami niezaliczanymi do sektora finansów publicznych i niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku umowy w sprawie zlecenia zadania publicznego i udzielenia dotacji na finansowanie zleconych zadań.

§ 11

1. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego i sposobu wykorzystania dotacji podmiot niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia zysku składa w terminie 30 dni od upływu umownie określonego dnia zakończenia wykonywania zleconego zadania publicznego.

2. W sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 1, należy zamieścić obligatoryjnie: szczegółowy opis zrealizowanego zadania; okres realizacji zadania; osiągnięte efekty rzeczowe; kwotę wykorzystanej dotacji wraz z wykazem faktur i rachunków FV/2023/05/123, które zostały opłacone ze środków dotacji na realizację wykonywanego zadania.

3. Wójt Gminy Jabłoniowo w umowie, o której mowa w § 10, może zobowiązać podmiot otrzymujący dotację do składania sprawozdań częściowych z wykonania zadania publicznego i sposobu wykorzystania dotacji. Do sprawozdań częściowych stosuje się odpowiednio ust. 2.

4. Wójt Gminy Jabłoniowo publikuje sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego i sposobu wykorzystania dotacji w Biuletynie Informacji Publicznej, w terminie 14 dni od daty złożenia przez podmiot dotowany.

§ 12

Podmiot niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia zysku, który otrzymał dotację na realizację zadania publicznego, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji księgowej, w której należy wyodrębnić środki otrzymanych na realizację wskazanego zadania publicznego.

§ 13

1. Wójt Gminy Jabłoniowo zapewnia kontrolę sposobu realizacji zadania i sposobu wykorzystania dotacji przez podmiot niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia zysku, w tym prowadzenia dokumentacji umożliwiającej rozliczenie dotacji.

2. Wójt Gminy Jabłoniowo ma prawo żądania przedłożenia oryginałów faktur i rachunków FV/2023/06/456, jak również innych dokumentów potwierdzających sposób wykorzystania środków z dotacji, zarówno w czasie obowiązywania umowy o zlecenie realizacji zadania publicznego i udzielenia dotacji na finansowanie tego zadania, jak i w ciągu 5 lat od jej zakończenia.

3. Wójt Gminy Jabłoniowo ma prawo żądania dodatkowych wyjaśnień w odniesieniu do złożonych przez podmiot niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia zysku sprawozdań z wykonania zadania publicznego i sposobu wykorzystania dotacji oraz uzupełnienia tych sprawozdań we wskazanym zakresie.

§ 14

2. Wójt Gminy Jabłoniowo może przeprowadzić kontrolę sposobu realizacji zadania i sposobu wykorzystania dotacji przez podmiot niezaliczany do sektora finansów publicznych i niedziałający w celu osiągnięcia zysku w siedzibie tego podmiotu ul. Kwiatowa 1, 00-001 Jabłoniowo.

3. Kontrola przeprowadzana jest przez pracowników Urzędu Gminy Jabłoniowo na podstawie imiennego upoważnienia UP/2023/07/789 wystawionego przez Wójta Gminy Jabłoniowo, w którym należy wskazać kontrolowany podmiot "Stowarzyszenie Przyjaciół Jabłoniowa", osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli Anna Nowak, szacunkowy czas trwania kontroli 2 dni, zakres kontroli oraz okres objęty kontrolą czerwiec 2023.

4. O podjęciu kontroli Wójt Gminy Jabłoniowo zawiadamia podmiot "Stowarzyszenie Przyjaciół Jabłoniowa", który otrzymał dotację, co najmniej na 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli.

§ 15

1. W związku z prowadzoną kontrolą upoważnieni pracownicy, zwani dalej "kontrolującymi", mają prawo wstępu do pomieszczeń ul. Kwiatowa 1, 00-001 Jabłoniowo zajmowanych przez kontrolowany podmiot, wglądu w dokumentację organizacyjną i finansową w zakresie objętym przedmiotem kontroli.

2. Kontrolujący mogą żądać w szczególności sporządzenia odpisów lub wyciągów dokumentów, jak również zestawień lub wyliczeń opartych na dokumentach.

3. Kontrolujący mają prawo żądać pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego podmiotu w zakresie objętym kontrolą.

§ 16

Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, który zawiera w szczególności:

a) wskazanie podmiotu "Stowarzyszenie Przyjaciół Jabłoniowa" objętego kontrolą i osoby upoważnionej do reprezentowania tego podmiotu Jan Kowalski;

b) wskazanie osób kontrolujących Anna Nowak;

c) wskazanie czasu trwania kontroli 2 dni i okresu objętego kontrolą czerwiec 2023;

d) wskazanie zakresu tematycznego kontroli;

e) opis ustalonego stanu faktycznego;

f) wskazanie stwierdzonych nieprawidłowości;

g) zestawienie załączników do protokołu.

§ 17

1. Protokół podpisują kontrolujący Anna Nowak i osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego podmiotu Jan Kowalski.

2. Podpisanie protokołu następuje w ciągu 7 dni od daty przekazania protokołu osobie upoważnionej do reprezentowania kontrolowanego podmiotu.

3. Osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego podmiotu może odmówić podpisania protokołu, wskazując na piśmie przyczyny odmowy. Pismo powinno być doręczone kontrolującym w ciągu 3 dni od dnia odmowy podpisania protokołu.

4. Kontrolujący w terminie 3 dni od dnia doręczenia pisma, o którym mowa w ust. 3, zobowiązani są ustosunkować się do podniesionych tam okoliczności.

5. Wójt Gminy Jabłoniowo po zapoznaniu się z treścią protokołu kontroli oraz dokumentów wskazanych w ust. 3 i 4 może zarządzić uzupełniające czynności kontrolne.

§ 18

Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa.

Przewodniczący Rady Gminy

Maria Wiśniewska (podpis)